1.0 Het waterschapsarchief is van maandag tot vrijdag geopend van 9 tot 16 uur op afspraak.
1.1 Als bezoeker heeft u alleen toegang tot de publieksruimten.
1.2 U dient uw jas in de garderobe op te hangen en uw tas in een afsluitbaar kluisje te deponeren. De garderobe is bij de receptie in de centrale hal en niet bij de leeszaal.
1.3 Het waterschap aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies of diefstal van of beschadiging van in bewaring gegeven eigendommen. Het gebruiken van persoonlijke eigendommen van de bezoeker in het kantoor van het hoogheemraadschap, bijvoorbeeld een camera of computer, is uitdrukkelijk voor eigen risico van de bezoeker. Het achterlaten van persoonlijke eigendommen in de studiezaal is geheel voor verantwoordelijkheid en risico van de bezoeker.
1.4 Van u wordt verwacht dat u zich houdt aan de aanwijzingen die gegeven worden door de archiefmedewerkers in het belang van de orde en/of veiligheid. Bij weigering kan u verdere toegang tot het archief ontzegd worden.
1.5 Uw medebezoekers mag u niet storen. Uw mobiele telefoon dient daarom uitgeschakeld te zijn. Huisdieren worden in de publieksruimten niet toegelaten.
1.6 In de studiezaal mag u geen tassen, mappen, ordners, voorwerpen die (naar het oordeel van de archiefmedewerker) de stukken kunnen beschadigen, dranken en etenswaren bij u hebben. Deze dient u achter te laten in de garderobe.
1.7 Vanwege het risico van onopzettelijke schade door vulpennen, ballpointpennen, markeerstiften, correctievloeistof, nietmachines, perforators, gummen en puntenslijpers mogen deze of vergelijkbare kantoorbenodigdheden niet naar de studiezaal worden meegenomen. In de studiezaal zijn alleen potloden en digitaal schrijfgerei (laptop enz.) toegelaten.
1.8 De beeldschermen in de studiezaal zijn bestemd voor het doen van onderzoek in het waterschapsarchief. Gun bij grote drukte ook anderen het gebruik van de faciliteiten.
1.9 In bijzondere gevallen kan de archivaris besluiten tot het sluiten van de studiezaal of de dienstverlening tijdens openingstijden beperken.
2.1 Indien u stukken wilt raadplegen, dient u zich in te schrijven als bezoeker op de studiezaal. U moet zich aldaar legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Bij elk bezoek aan de studiezaal tekent elke bezoeker het bezoekersregister van het historisch archief met naam en doel van het onderzoek.
2.2 Door uw handtekening op het bewijs van inschrijving verbindt u zich aan dit bezoekersreglement, dat in de studiezaal ter inzage ligt en op de website staat.
2.3 De over u verzamelde gegevens worden slechts gebruikt voor statistische doeleinden, voor toezending aan u van informatie door het archief en voor het geval het hoogheemraadschap wenst na te gaan wie wanneer welke stukken heeft geraadpleegd.
3.0 Stukken kunnen worden aangevraagd tot half uur voor sluitingstijd.
3.1 Voor het aanvragen van archiefstukken maakt u gebruik van het handmatige aanvraagsysteem op de daarvoor bestemde formulieren. Daarop vult u in datum, uw naam, archiefnaam en inventarisnummer.
3.2 Materiaal dat vooraf schriftelijk, telefonisch of per fax wordt aangevraagd dient juist aangeduid te zijn. Onvolledige of incorrecte aanvragen worden niet in behandeling genomen.
3.3 Per formulier kan slechts één inventarisnummer, catalogusnummer of stuk aangevraagd worden tenzij het opeenvolgende nummers betreft.
3.4 U mag per keer vijf inventarisnummers aanvragen, maar om veiligheidsredenen mag u niet meer dan twee inventarisnummers op uw tafel hebben liggen.
3.5 De archiefmedewerker kan het aantal door een bezoeker per dag te raadplegen stukken beperken.
3.6 U kunt originele stukken alleen raadplegen in de studiezaal.
3.7 Stukken die op naam van een andere bezoeker zijn aangevraagd mag u niet rechtstreeks overnemen. U kunt deze stukken zelf aanvragen als ze door de studiezaalmedewerker zijn ingenomen.
3.8 In principe kunt u al het archief - en beeldmateriaal in origineel raadplegen. Daarvan is uitgezonderd materiaal
a. dat in slechte staat verkeert;
b. dat bij overbrenging naar waterschapsarchief aan beperkende bepalingen is onderworpen;
c. dat om reden van het ontbreken van een toegang niet toegankelijk is of dat geïnventariseerd wordt;
d. waarvan een duplicaat (dubbel) of substituut (vervanger) aanwezig is;
e. dat om andere redenen niet geraadpleegd kan worden; hierover kunt u informatie krijgen bij de archiefmedewerker.
3.9 Bedenk dat de documenten kwetsbaar, uniek en onvervangbaar zijn. Wij verwachten daarom dat u uiterst zorgvuldig bent bij het raadplegen van stukken. U bent persoonlijk aansprakelijk voor het aan u ter beschikking gestelde materiaal.
3.10 Op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens mag u persoonsgegevens over nog levende personen alleen gebruiken voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Daarenboven is de verwerking van “bijzondere persoonsgegevens” (die iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven betreffen; strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging) aan bijzondere voorwaarden gebonden.
3.11 Bezoekers die niet openbare bestanden ter inzage krijgen voor kennisneming mogen de geraadpleegde informatie uitdrukkelijk niet verspreiden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de archivaris.
4.1 Op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens mag u persoonsgegevens over nog levende personen alleen publiceren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden en onder de voorwaarde dat de openbaarmaking van de gegevens over nog levende personen geschiedt op een zodanige wijze dat de persoonlijke levenssfeer van deze personen niet onevenredig wordt geschaad. Daarenboven is de verwerking van “bijzondere persoonsgegevens” (die iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven betreffen; strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging) aan bijzondere voorwaarden gebonden.
4.2 Indien u informatie uit het archief verwerkt in een publicatie, dient u één exemplaar van de publicatie ter beschikking te stellen aan het historisch archief van het hoogheemraadschap.
Tevens dient u de bronvermelding op te nemen: hoogheemraadschap Amstel, Gooi en Vecht, naam van het archief en inventarisnummer.
5.1 U mag reproducties uit de archieven gebruiken en zelf in de studiezaal foto's - zowel analoog als digitaal - maken van archief- en bibliotheekmateriaal, mits u aan de volgende voorwaarden voldoet:
5.2 De studiezaalmedewerker kan weigeren bepaalde stukken te (doen) reproduceren indien naar zijn oordeel de toestand van de bescheiden zich daartegen verzet.
5.3 Als u niet zelf reproducties kunt of mag maken, kunt u het waterschapsarchief opdracht tot reproductie geven. Reproducties worden vervaardigd tegen betaling van de bedragen, genoemd in de Legesverordening. Een overzicht van de geldende tarieven is voor de bezoeker beschikbaar.
5.4 Materiaal groter dan formaat A3 of dikker dan 5 cm kan niet worden gefotokopieerd, wel gefotografeerd. U kunt hiervan foto’s zelf maken of bestellen.
5.5 Fotokopieën worden door de studiezaalmedewerker vervaardigd.
5.6 Reproducties worden alleen vervaardigd van materiaal dat in het waterschapsarchief berust.
5.7 Reproducties worden alleen vervaardigd indien dit auteursrechtelijk toegestaan is. Of indien u het waterschapsarchief schriftelijk vrijwaart voor gevolgen van eventuele inbreuk op auteursrechten.
5.8 De bezoeker mag zonder toestemming van de studiezaalmedewerker geen materiaal calqueren of overtrekken.
5.9 Archiefstukken die niet openbaar zijn, maar waarvoor onder bepaalde voorwaarden wel toestemming tot raadpleging is gegeven, mogen niet gereproduceerd worden.
6.1 Heeft u klachten, wendt u zich dan tot de archiefmedewerker. U kunt uw klacht ook schriftelijk richten aan Waternet, Postbus 94370, 1090 GJ, Amsterdam.
6.2 Bent u het niet eens met een beslissing van een archiefmedewerker die voortvloeit uit dit reglement, dan kunt u bezwaar maken bij de archivaris. Diens besluit kan, indien u daarom vraagt, op schrift gezet worden. Dan wordt ook aangegeven hoe u tegen dat besluit bezwaar en beroep kunt aantekenen op grond van de Algemene wet bestuursrecht.
6.3 De waterschapsarchivaris kan een bezoeker die handelt in strijd met dit bezoekersreglement de gelegenheid tot verder onderzoek of de toegang tot het gebouw ontzeggen. Voor dit besluit geldt hetzelfde als in 6.2 is vermeld.
De archivaris, namens het bestuur van het hoogheemraadschap Amstel, Gooi en Vecht op 1 juli 2007.
